IFTTT - Automate work and home

Jeg ville først vælge IFTTT, hvis jeg havde en konkret gentagelse, jeg gerne ville slippe for, og hvis de apps eller enheder, jeg allerede bruger, kan forbindes gennem tjenesten. Automatisering lyder hurtigt som en stor ombygning af ens digitale hverdag, men den bedste start er langt mere jordnær: Find én lille opgave, der gentager sig, og se, om en applet kan håndtere den uden at skabe ekstra arbejde.

Det er netop den forskel, jeg synes er vigtig, når man vurderer en produktivitetsapp. IFTTT, fra udvikleren IFTTT, Inc, er ikke en almindelig huskeliste eller en kalender, hvor jeg selv organiserer opgaver. Den prøver i stedet at få forskellige tjenester til at reagere på hinanden. Det kan være nyttigt både hjemme og i arbejdsgange, men værdien afhænger af, om forbindelserne løser et problem, jeg faktisk har.

Vælg en opgave, ikke en hel livsstil

Før jeg går i gang, ville jeg skrive en enkelt sætning: “Når dette sker, vil jeg gerne have, at det her sker bagefter.” Det tvinger mig til at være konkret. Hvis jeg ikke kan forklare automatiseringen sådan, er den sandsynligvis enten unødvendig eller for kompliceret at sætte op som mit første forsøg.

En god prøveopgave er noget, der sker ofte, har et tydeligt startsignal og ikke kræver en vigtig menneskelig vurdering hver gang. En gentagen overførsel af oplysninger eller en besked, der hjælper mig med at huske en rutine, er mere egnet end en proces, hvor en fejl kan sende følsomme oplysninger det forkerte sted hen. Jeg ville begynde med noget, jeg let kan kontrollere, og først udvide, når jeg ved, hvordan applet’en opfører sig.

Appen er gratis at hente, har PEGI 3 og kræver Android 8.0 eller nyere. Den har en gennemsnitlig vurdering på 3,4 baseret på omkring 187.000 bedømmelser, mens antallet af anmeldelser ligger omkring 52.000; den er installeret mere end 10 millioner gange. Det fortæller mig, at den er velkendt, men også at brugerne ikke nødvendigvis oplever den ens. Der findes køb i appen, og hvis betalingen går gennem Play, spænder priserne fra 32 til 1.449 kroner. Jeg ville derfor afprøve min konkrete arbejdsgang, før jeg betaler for noget, og kontrollere de aktuelle vilkår i appen.

Fra små automatiseringer til en mere sammenhængende hverdag

Når jeg vurderer, om en automatisering er værd at beholde, ser jeg ikke kun på, hvor mange tryk den sparer, men også på, hvor let jeg kan opdage en fejl og slå den fra igen. Det gør det nemmere at skelne mellem en lille bekvemmelighed og en arbejdsgang, jeg faktisk kan stole på. Herfra giver det mening at se nærmere på, hvor IFTTT passer ind i hverdagen.

Hvad er IFTTT?

IFTTT står for "If This Then That", og navnet siger det hele. Ideen er at skabe simple "opskrifter" eller "applets", der automatisk udfører en handling, når en bestemt betingelse er opfyldt. Tænk på det som en digital butler, der altid er klar til at hjælpe dig med dine daglige gøremål.

Kom i gang

At komme i gang med IFTTT er en leg. Appen er tilgængelig både på Android og iOS, og du kan hurtigt oprette en konto, enten med din e-mail eller via sociale mediekonti. Når du først er inde, er brugerfladen meget intuitiv. Du kan vælge fra en lang række foruddefinerede applets, eller hvis du føler dig kreativ, kan du lave dine helt egne.

Mit praktiske råd er at behandle den første applet som en prøve, ikke som et løfte om, at alt fremover passer sig selv. Læs hvilke tjenester den forbinder, og se efter, hvad der udløser handlingen. Navnet på en applet kan lyde enkelt, men det afgørende er, om den reagerer på det rigtige signal i netop din situation. Hvis den for eksempel skal hjælpe med filer, bør jeg først kontrollere, at den håndterer den type fil og den placering, jeg faktisk bruger.

Brugervenlighed

En af de ting, jeg virkelig sætter pris på ved IFTTT, er hvor tilgængelig den er. Selvom du ikke har stor teknisk viden, kan du nemt finde rundt i appen og begynde at automatisere ting. Der er tusindvis af eksisterende applets, og du kan søge efter dem baseret på behov som "smart home", "produktivitet" eller "sociale medier".

Det store udvalg er en genvej, men ikke en garanti for, at en applet passer perfekt. Jeg ville undersøge, om den er lavet til samme formål, som jeg har, og tilpasse den, hvor det er muligt, i stedet for at aktivere alt, der ser smart ud. En nyttig måde at vælge på er at skelne mellem automatiseringer, der blot giver en påmindelse, og dem, der ændrer eller flytter noget. Den første type er lettere at afprøve; den anden fortjener en grundigere kontrol, fordi resultatet kan få praktiske følger.

Automatiser dit hjem

Med smart home-teknologiens fremmarch er IFTTT blevet en uundværlig hjælper. Du kan forbinde alt fra dine Philips Hue-lys til din Nest-termostat og lave automatiseringer, der får det hele til at spille sammen. Forestil dig, at dine lys automatisk dæmpes, når du starter din yndlingsserie på Netflix. Det er magi, der sker med få tryk.

Et mere nøgternt eksempel er at bruge en tilbagevendende hændelse som anledning til en lille rutine: Når jeg kommer hjem, kan en passende automatisering hjælpe med at gøre et forbundet hjem klar, uden at jeg skal åbne flere separate apps. Men jeg ville teste den på et tidspunkt, hvor en forkert handling ikke er et stort problem. Automatiseringer i hjemmet er mest overbevisende, når de fjerner små gentagne tryk; de er mindre nyttige, hvis jeg stadig skal rette resultatet manuelt eller huske at slå dem fra.

Hvis flere personer bruger de samme enheder, ville jeg også tænke over, hvem automatiseringen er til for. En rutine, der virker praktisk for mig, kan være irriterende for resten af husstanden, hvis den udløses på et uhensigtsmæssigt tidspunkt. Det er en af grundene til at holde de første forsøg enkle og vælge handlinger, der er lette at forstå for alle, der mærker effekten.

Arbejd smartere, ikke hårdere

IFTTT kan også være en stor hjælp på arbejdspladsen. Automatiser rutineopgaver som at gemme vedhæftede filer fra e-mails direkte til Google Drive, eller få en besked hver gang dit navn nævnes på Twitter. Det kan virkelig booste produktiviteten og frigøre tid til vigtigere opgaver.

En realistisk arbejdsdag viser både styrken og grænsen. Hvis jeg ofte modtager materiale, som skal samles ét sted, kan en automatisering mindske gentagne manuelle trin. Jeg bør dog kontrollere resultatet i begyndelsen: Kommer filerne til det rigtige sted, og er det stadig tydeligt, hvad der er nyt? Når information flyttes automatisk, kan en lille fejl gentage sig, så en kort prøve med ufølsomt materiale er klogere end straks at lade hele arbejdsgangen køre uden opsyn.

Jeg ville ikke bruge en applet som erstatning for en godkendelse, en faglig vurdering eller et sikkert kontroltrin. Hvis en opgave kræver, at jeg læser indholdet og beslutter, hvad der skal ske, kan automatisering højst hjælpe med det forberedende arbejde. IFTTT passer bedst til tydelige, gentagne forbindelser mellem tjenester; det er ikke i sig selv et komplet projektstyringssystem eller en garanti for, at en arbejdsproces er korrekt.

Kreative muligheder

Jeg må indrømme, at det sjove ved IFTTT er at eksperimentere med de mange muligheder. Du kan lave en applet, der sender dig en daglig vejrudsigt hver morgen, eller en der minder dig om at drikke vand hver time. Mulighederne er nærmest uendelige, og det er kun din fantasi, der sætter grænser.

Jeg ville dog sætte en grænse for eksperimenterne: Hver automatisering bør have et formål, jeg stadig synes er nyttigt efter en uge. Ellers ender jeg med flere notifikationer og flere ting at vedligeholde end før. En god vane er at gennemgå sine aktive applets med jævne mellemrum og slå dem fra, når en tjeneste eller rutine ikke længere passer ind. Det er ikke en avanceret funktion, men det forhindrer, at en gammel idé bliver til digital støj.

Når en anden løsning passer bedre

IFTTT konkurrerer ikke kun med andre automatiseringsapps. For mange opgaver er den reelle sammenligning en indbygget genvej på telefonen, en funktion direkte i den app, man allerede bruger, eller en almindelig kalenderpåmindelse. Hvis jeg blot vil huske at gøre noget på et bestemt tidspunkt, er en påmindelse ofte enklere. Hvis to tjenester allerede deler oplysninger indbygget, er det også værd at bruge den direkte forbindelse frem for at lægge endnu et mellemled oveni.

På den anden side er en generel automatiseringsapp mere tiltalende, når jeg vil forbinde forskellige slags tjenester uden selv at gentage handlingen. IFTTT kan være et godt kompromis for den, der ønsker at bygge små “hvis dette, så det”-forløb uden at programmere. Hvis min opgave kræver mange forgreninger, præcis kontrol over hvert trin eller en formel arbejdsgang, ville jeg først undersøge, om en mere specialiseret automatiseringsløsning passer bedre. Det handler ikke om, at den ene type altid er bedst, men om hvor meget kontrol opgaven faktisk kræver.

Mit valg ville derfor afhænge af konsekvensen ved en fejl. En ekstra morgenbesked er let at rette op på; en forkert flytning eller en handling, der påvirker andre, kræver mere omtanke. Jo vigtigere resultatet er, desto mere bør jeg foretrække en løsning, hvor jeg kan gennemgå og godkende hvert trin, frem for at sætte en automatisk kæde i gang og håbe på det bedste.

Hvad det koster at skifte arbejdsgang

Det er let at tænde for en applet, men den egentlige omkostning er tiden, jeg bruger på at lære den, kontrollere den og senere huske, at den findes. Før jeg erstatter en vane, ville jeg lade den nye automatisering køre ved siden af min gamle metode i en kort prøveperiode. Så kan jeg se, om den faktisk sparer mig et trin, eller blot flytter arbejdet til fejlsøgning.

Hvis jeg senere vil tilbage til den gamle måde, bør jeg først finde ud af, hvilke handlinger applet’en har udført, og om noget skal ryddes op manuelt. Det er især relevant, når den opretter kopier eller flytter indhold mellem tjenester. Jeg ville notere formålet med de få automatiseringer, jeg beholder, så det er let at huske, hvorfor de er aktive, og hvad jeg skal kontrollere, hvis en af dem ikke længere giver mening.

Konklusion

Alt i alt er IFTTT en fantastisk app til dem, der ønsker at bringe lidt mere automation ind i deres liv. Det er nemt at bruge, tilbyder mange muligheder og kan integrere en bred vifte af enheder og tjenester. Hvis du ikke allerede har prøvet det, er det måske på tide at give det en chance. Det kan meget vel være den ændring, der gør din dagligdag lidt mere problemfri.

Min klare anbefaling er at starte gratis med én lavrisiko-opgave, som gentager sig, og først derefter beslutte, om flere applets er værd at holde styr på. Det er især relevant, hvis du allerede bruger flere digitale tjenester eller har forbundne enheder, som ikke arbejder godt sammen af sig selv. Hvis du derimod kun har brug for påmindelser, eller foretrækker at godkende hvert eneste trin, er telefonens indbyggede værktøjer eller en mere specialiseret løsning sandsynligvis et bedre valg. Når automatiseringen løser et konkret irritationsmoment uden at skabe et nyt, er IFTTT værd at beholde.